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Wie kann der Zugang (einer Rechnung oder) eines Mahnschreibens nachweisbar herbeigeführt werden?


Es gibt sechs nahezu sichere Möglichkeiten den Zugang eines Schriftstücks, wie der Mahnung, nachweisbar zu gestalten.

  • Die persönliche Übergabe des Mahnschreibens durch den Gläubiger im Beisein eines Zeugen und/oder schriftlicher Empfangsbestätigung des Schuldners oder einer zur Vertretung des Schuldners berechtigten Person.
  • Die Übergabe des Mahnschreibens durch einen Boten des Gläubigers, der den Zugang als Zeuge bekunden kann.
  • Die dreimalige Zusendung der Mahnung (übrigens auch einer Rechnung) mit einfachem Brief dient ebenfalls als Zugangsnachweis. Das Gericht wird im Streitfall dem Schuldner ohne Angabe eines nachvollziehbaren Grundes nicht glauben, dass er drei Briefe nicht erhalten hat (so entschieden vom OLG Naumburg, NJW-RR 2000, 1666).
  • Die Übersendung des Mahnschreibens als Einschreiben mit Rückschein (Übergabe-Einschreiben). Wird beim Übergabe-Einschreiben der Empfänger oder ein Empfangsberechtigter nicht angetroffen, so wirft der der Postzusteller einen Benachrichtigungsschein im Briefkasten/Postfach. Der Zugang des Briefes erfolgt erst durch die Abholung des Briefes. Wird der Brief nicht abgeholt, wird er an den Absender zurückgeschickt, ein Zugang erfolgte nicht. Muss der Empfänger aber nach den konkreten Umständen mit der Zustellung eines Einschreibens rechnen, dann muss er den Brief abholen. Tut er dies wider besseres Wissens nicht, wird er so behandelt, als sei ihm der Brief zugegangen. Beim Antreffen des Empfängers bzw. bei Abholung des Briefumschlages durch den Empfänger bei der Post muss dieser auf dem Rückschein den Empfang des Briefes mit seiner Unterschrift quittieren. Der Absender erhält diesen Rückschein zugesandt.
    Vom Einwurf-Einschreiben wird diesseits abgeraten, da die Rechtsprechung hierin keinen Zugangsnachweis sieht (umstritten!), obwohl der vom Zusteller unterschriebene Auslieferungsbeleg als Augenscheinsobjekt verwendet werden könnte.
Die vorgenannten Möglichkeiten haben allesamt einen Makel, durch sie kann nur bewiesen werden, dass ein Briefkuvert versandt/ übergeben wurde und wann dieser beim Empfänger ankam. Ob im Briefkuvert ein Schriftstück und wenn ja welches enthalten war, kann nur durch Zeugen, die das Schriftstück geschrieben/gelesen, ausgedruckt, in das Briefkuvert eingefügt und ggf. anschließend auf den jeweils möglichen Weg gebracht haben, bewiesen werden.

  • Die Zustellung des Mahnschreibens durch den Gerichtsvollzieher ist der sicherste, aber auch teuerste Nachweis. Der Gerichtsvollzieher kann, wenn er den Schuldner nicht antrifft, einem Familienangehörigen oder Betriebsangehörigen des Schuldners ersatzweise wirksam zustellen. Den Nachweis des Zugangs des Mahnschreibens liefert die Zustellungsurkunde / Postzustellungsurkunde (PZU) und der Gerichtsvollzieher.
  • Die Zusendung einer Mahnung per Fax ist auch möglich. Das Sendeprotokoll/ der Faxsendebericht mit dem Vermerk "OK" oder "korrekt" beweist jedoch nicht den Zugang. Es dient nach neuerer (umstrittener, der BGH lehnt dies ab!) Rechtsprechung aber als Anscheinsbeweis mit der Folge, dass der Faxempfänger beweisen muss, dass er das Schriftstück per Fax nicht erhalten hat, z.B. durch Vorlage des Tagesjournals seines Faxgeräts. Sicherer als das Vertrauen auf einen Anscheinsbeweis wäre folgendes Vorgehen: Entweder wird der Empfänger auf dem Fax gebeten ein Empfangsbestätigungsfax zurück zusenden und, wenn dies nicht geschieht, oder nach Versendung der Mahnung per Fax ruft ein Zeuge beim Empfänger an und fragt diesen, ob die gefaxte Mahnung vollständig und lesbar übermittelt worden ist. Der Zeitpunkt und das Datum des Telefonates sowie der telefonische Gesprächspartner sollten notiert werden.
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